Agenda là cụm từ xuất hiện trong những chương trình, cuộc họp, cuộc hội thảo… Vậy agenda là gì? Agenda dễ bị nhầm lẫn với thuật ngữ nào? Hay cách viết agenda chuẩn ra sao, cùng tìm hiểu về agenda trong bài viết này nhé!
Nội dung chính
Agenda là gì?
Agenda được dịch là chương trình làm việc hay chương trình nghị sự. Trong nhiều trường hợp, agenda có nghĩa là nhật ký công tác hay nhật ký hàng ngày của ai đó.
>>> Bài viết tham khảo: Hàng outlet là gì? Những điều cần lưu ý khi lựa chọn hàng outlet
Agenda – Chương trình nghị sự là gì ?
Agenda là danh từ chỉ những vấn đề dự kiến sẽ đem ra trình bày, thảo luận theo một trình tự nhất định ở các hội nghị, hội thảo, cuộc họp…
Phân biệt Agenda và Schedule
Nghĩa của agenda và schedule khá tương đồng và trong một số trường hợp có thể thay thế cho nhau. Đây đều là 2 danh từ chỉ lịch trình bao gồm các việc phải làm trong một khoảng thời gian nào đó.
Nếu agenda thường được dùng khi nhắc tới một sự kiện có nhiều người tham gia như hội nghị (conference), hội thảo (seminar), cuộc họp (meeting) hay các buổi lễ kỷ niệm (celebration).
Thì danh từ schedule mang ý nghĩa lịch trình nhưng được áp dụng trong phạm vi rộng hơn. Schedule có thể là lịch trình 1 ngày làm việc hoặc sinh hoạt của một người nào đó; hay là lịch học và sinh hoạt của học sinh ở trường học; hay lịch trình diễn ra của một dự án hay sự kiện nào đó trong thời gian dài. Ví dụ: Summer Camp schedule, daily schedule, my class schedule, Expo theater schedule,…
Phân biệt Agenda và Diary
- Agenda: là kế hoạch làm việc hoặc Chương trình làm việc tại một buổi họp
Ví dụ: What the first item of the agenda? (Vấn đề đầu tiên của chương trình nghị sự là gì?)
- Diary: là danh từ mang nghĩa là Quyển sổ nhật ký ghi chép hoặc Quyển số trong đó có ngày, tháng, năm và khoảng trống để ghi chép.
Ví dụ: Work diary (nhật ký chuyến công tác)
=>Từ đồng nghĩa của Diary là Agenda, daily record, log, journal, notebook, daybook, register, year planner
4 bước chuẩn bị Agenda chương trình làm việc cho cuộc họp?
Một agenda được chuẩn bị tốt thể hiện sự chuyên nghiệp, bộ mặt của cá nhân, tổ chức và giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả, thu thập được nhiều ý kiến đóng góp từ chương trình thảo luận cũng như tiết kiệm thời gian cho người tham dự mà vẫn đạt được các mục tiêu của một cuộc họp. Các bạn có thể tham khảo các bước chuẩn bị một agenda tốt nhất áp dụng cho mọi quy mô và hình thức của cuộc họp.
- Bước 1: Xem xét liệu các thành viên có vấn đề nào cần đưa ra để thảo luận trong cuộc họp hay không. Tốt nhất là bạn nên thông báo với từng người trước khi cuộc họp diễn ra một vài ngày, để những thành viên có thời gian đề xuất các chủ đề thảo luận.
- Bước 2: Xem xét lại nội dung của cuộc họp trước để xác định những vấn đề cần được giải quyết, những công việc còn tồn đọng. Bạn phải đưa nó ngay vào cuộc họp để trao đổi nhằm thúc đẩy tiến độ công việc.
- Bước 3: Liệt kê những công việc hoặc dự án sắp tới cần được triển khai và thảo luận. Hay những vấn đề mới phát sinh cần bàn bạc và tìm hướng giải quyết.
- Bước 4: Xác định trúng mục tiêu của cuộc họp là gì? Mọi người sẽ thảo luận chủ đề gì? Vấn đề nào là quan trọng và được ưu tiên hàng đầu? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp bạn sắp xếp được một chương trình hợp lý và đạt năng suất cao nhất.
Một agenda có hình thức chuẩn, đẹp, chuyên nghiệp là như thế nào?
Một agenda chuẩn, đẹp mắt giúp người đọc cảm nhận được tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Hơn nữa, người đọc cũng dễ dàng tiếp thu những thông tin cần thiết để có sự chuẩn bị tốt cho cuộc họp. Sau đây là một số lưu ý cơ bản về hình thức và nội dung trình bày của một agenda chuẩn và đẹp.
Tiêu đề cuộc họp
Tiêu đề được đặt ở vị trí trên cùng của văn bản, cần ngắn gọn, súc tích
Ví dụ như: “HR’s meeting agenda” hay “meeting agenda”. Hoặc bạn có thể mô tả khái quát nội dung cuộc họp, ví dụ: “2021 Community support group summit agenda”…
Lựa chọn cho tiêu đề một font chữ dễ đọc, rõ ràng và size lớn hơn một chút so với phần còn lại của văn bản.
Việc kết hợp màu font chữ, màu nền và logo công ty nên phối hợp hài hoà. Không nên có quá 2-3 màu sắc trong 1 agenda sẽ gây rối mắt và phân tâm người xem.
Thời gian, địa điểm và đối tượng tham gia
Phần nội dung này được thể hiện ngay dưới tiêu đề cuộc họp. Ghi rõ ngày, tháng, năm cuộc họp diễn ra. Địa điểm cũng cần được ghi rõ ràng chứ không nên viết chung chung tên công ty nào đó.
Nội dung chương trình
Nội dung được chia thành từng đầu mục cụ thể, sắp xếp lần lượt theo trình tự thời gian. Các công việc quan trọng nên ưu tiên viết trước, để bảo đảm công việc được thông qua lúc còn đông đủ thành phần tham gia cuộc họp nhất và thường sau một cuộc họp dài, sự tập trung của mọi người sẽ không còn được duy trì như lúc ban đầu nữa.
Cuối cùng, nên nhớ rằng, Agenda là một tài liệu mang tính linh hoạt và bạn có thể điều chỉnh và tối ưu hóa cấu trúc cuộc họp và cấu trúc agenda sao cho phù hợp nhất. Miễn là agenda đảm bảo được các yêu cầu: trực quan, dễ tổ chức, tiết kiệm thời gian, hiệu quả.
Trên đây là toàn bộ thông tin giúp bạn giải đáp thắc mắc Agenda là gì cùng những kiến thức hữu ích giúp bạn có được một Agenda hoàn hảo. Các bạn có thể tham khảo, chúc thành công!
