PO là gì? Những thông tin chi tiết từ A – Z về PO

PO là từ khá quen thuộc với các nhiều người trong lĩnh vực thương mại. Tuy nhiên, đối với những người ngoài ngành thì lại không hiểu nghĩa PO là gì? Hãy theo dõi bài viết này, chúng tôi sẽ mang đến cho các bạn những thông tin chi tiết từ a – z về PO. 

PO là gì?

PO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Purchase Order” có nghĩa tiếng Việt là đơn đặt hàng. Đây là loại tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. 

Đơn đặt hàng là một loại hợp đồng ràng buộc chính thức để có thể mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Đơn đặt hàng phải gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp như giá trên mỗi đơn vị mà cả 2 bên mua bán đã đàm phán và số lượng của từng mặt hàng được mua,…

Nhiều đơn đặt hàng cũng được chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để tiện cho việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ lưu trữ. 

Vai trò của PO 

Sau khi tìm hiểu rõ khái niệm PO là gì ở bên trên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về vai trò của nó ở trong phần này:

• PO vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Nó được xem là tài liệu dùng để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng. 

Ví dụ: Hợp đồng sau khi đã được 2 bên ký kết thì PO sẽ chứa các thông tin về số lượng hàng hóa, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán và nhiều điều kiện khác. Mục đích chính của việc tạo PO chính là tìm các dịch vụ, vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn. 

• PO giúp người mua hàng làm rõ mọi nhu cầu, mong muốn của bản thân thông qua nhà cung cấp. Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong những trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi. 
• PO cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng, tình trạng giao hàng cho các bên mua, tài chính và vận hành. Khi một đơn hàng được tạo thì mức chi phí sẽ được thiết lập. Từ đó, các bạn có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu cho phù hợp hơn.
• PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp 2 bên mua bán không có hợp đồng chính thức. 
• PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho quá trình kiểm toán được suôn sẻ hơn khi được đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng. 

Nội dung chính của PO là gì?

Với các thông tin bên trên chắc chắn các bạn đã hiểu rõ PO là gì trong xuất nhập khẩu, vai trò của nó như nào? Để đảm bảo được tính rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng thì một PO phải bao gồm các yếu tố cơ bản như sau:

• Số PO
• Ngày lập PO
• Người bán/người mua: Tên, thông tin liên hệ
• PIC
• Mô tả về hàng hóa/sản phẩm
• Số lượng hàng hóa/sản phẩm
• Thông số kỹ thuật của sản phẩm
• Đơn giá
• Tổng giá trị hợp đồng
• Điều khoản thanh toán
• Điều kiện giao hàng
• Các điều kiện đặc biệt như FOC, Discount,…
• Chữ ký của bên mua và bên bán

Cách phân biệt giữa Invoice và PO 

Invoice được hiểu là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua bán hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một loại hóa đơn nhưng trên thực tế thì 2 khái niệm này lại không giống nhau và được nhận định rõ ràng thông qua một số vấn đề sau:

• Đơn đặt hàng (PO) sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi có nhu cầu đặt các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn thì lại được tạo ra bởi bên bán hàng với mục đích lưu trữ giao dịch mua/bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
• Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán còn invoice thì được gửi lại cho bên mua.
• PO chỉ được tạo ra khi bên mua có nhu cầu đặt hàng, còn invoice được tạo ra khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ ở trên các phần mềm quản lý hóa đơn.
• PO thường sẽ yêu cầu rõ ràng về các thông tin bắt buộc có trong hợp đồng mua bán sản phẩm và dịch vụ. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng và lưu trữ chứng từ để phục vụ cho các công việc của kế toán.

Quy trình sử dụng PO

Với các thông tin bên trên, chắc chắn các bạn đã hiểu rõ PO là gì trong kinh doanh và vai trò của PO. Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO được diễn ra theo đúng quy trình như sau:

• Bước 1: Bên mua hàng sẽ tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ nào cho doanh nghiệp. 
• Bước 2: Bên mua sẽ xuất PO cho bên bán hàng để bắt đầu quá trình mua hàng. 
• Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua xem có thể đáp ứng được các điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể đáp ứng được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy. 
• Bước 4: Nếu bên bán đã xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất thêm để đảm bảo được khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
• Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng của đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến. 
• Bước 6: Bên bán hàng sẽ lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua đã gửi để đảm bảo được tính chính xác, khả năng kiểm tra chéo các thông tin giao hàng một cách nhanh nhất. 
• Bước 7: Bên mua hàng sau khi đã kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện thanh toán theo các điều khoản ở trong đơn đặt hàng cho bên bán. 

Làm thế nào để quản lý PO cho hiệu quả?

Sau khi tìm hiểu các thông tin chi tiết về khái niệm PO là gì? Vai trò, nội dung và quy trình của PO là gì? ở bên trên, chắc chắn các bạn cũng thắc mắc làm thế nào để quản lý PO cho hiệu quả.

PO là một trong những loại chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý PO đúng cách là yếu tố rất quan trọng để hạn chế được tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

• Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần phải đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận và hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này sẽ giúp cho việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất. 
• Tạo dựng thêm các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân chia loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và tách các khoản mua thành nhiều danh mục. 
• Triển khai thêm hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát được vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa vấn đề quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách sẽ giúp các bạn có thể ngăn chặn việc mua hàng hóa không đạt yêu cầu. Đặc biệt là trong trường hợp các đơn đặt hàng bị trùng lặp đặt cho cùng một sản phẩm. 
• Đưa ra các đề mục cần phải kiểm tra để đánh giá và đảm bảo về chất lượng giúp duy trì được dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu những sai sót, đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền vào chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả, chi tiết vận chuyển và các khoản thuế đánh vào hàng hóa. 
• Quản lý hồ sơ và tài liệu kỹ càng để đảm bảo cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ sao cho đúng cách để hạn chế được những thất thoát, nhầm lẫn và đảm bảo được tính bảo mật cho các chứng từ. 
• Quy trình hủy đơn hàng cần phải thực hiện rõ ràng. Khi PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức có các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần phải được lưu trữ cùng các loại tài liệu liên quan. 
• Với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng sẽ được quản lý ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo được khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả. Phần mềm quản lý bán hàng giúp các đơn vị quản lý và theo dõi được toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng cho đến khi nhập kho. Cùng với đó là việc quản lý chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán các chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn. Dựa vào các báo cáo bán hàng trên phần mềm, các bạn cũng có thể đánh giá được hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp. Từ đó có thể theo dõi được nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.  

Có thể bạn quan tâm:

• Hàng real là hàng gì? Cách nhận biết hàng real chuẩn xác
• QCCC là gì? Cách nhập hàng quảng châu cao cấp đơn giản

Hy vọng bài viết này mang đến những thông tin hữu ích để các bạn có thể hiểu rõ PO là gì? Và các thông tin chi tiết từ a – z về loại chứng từ này. Qua đó có thể sử dụng và quản lý cho hiệu quả nhất.