Invoice là gì? Vai trò của invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice là thuật ngữ vô cùng quen thuộc với những người làm trong ngành xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, với những người thuộc ngành khác thì lại chưa hiểu rõ invoice là gì? Vai trò của invoice như thế nào? Hãy theo dõi bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những thông tin chi tiết nhất về invoice để các bạn hiểu rõ.

Invoice là gì?

Invoice là một loại chứng từ thương mại do đơn bị bán phát hành nhằm mục đích xác nhận giao dịch với đơn vị mua. Invoice thường được phát hành kèm theo các loại chứng từ khác có liên quan như packing list, giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa ℅,… để thực hiện các thủ tục hải quan.

Đây cũng là chứng cứ giúp đơn vị bán có thể giải quyết được các khiếu nại từ phía đơn vị mua có liên quan đến chất lượng, số lượng hàng hóa cũng như các dịch vụ đi kèm khác. 

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nội dung và hình thức của invoice sẽ được xác lập theo biểu mẫu nội bộ của đơn vị bán, không cần phải tuân thủ theo biểu mẫu cố định của cơ quan hải quan hay cơ quan thuế lập ra. Tuy nhiên, đơn vị bán vẫn phải đảm bảo trên invoice phải có đủ các thông tin cơ bản như sau:

• Tên invoice, mã số và thời gian lập invoice.
• Thông tin của người bán (Seller/Exporter), người mua (Buyer/Importer), người trả tiền (Remitter), người thụ hưởng (Beneficiary), người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee).
• Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có).
• Tên phương tiện.
• Số booking.
• Số container, số seal.
• Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập.
• Mô tả thông tin về hàng hóa (gồm Tên – Số lượng – Đơn giá – Thành tiền)

Vai trò của Invoice trong ngành xuất nhập khẩu

Về cơ bản, invoice chính là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên bán và mua đối với giá niêm yết sản phẩm, các điều kiện thanh toán. Sau khi hiểu rõ invoice là gì, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về vai trò của loại chứng từ này ở dưới đây: 

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice giúp cho cả bên mua và bên bán lưu giữ các chứng từ, hồ sơ hợp pháp về việc mua, bán hàng hóa.
• Theo dõi thanh toán: Invoice giúp người bán và người mua theo dõi được các khoản thanh toán, số tiền còn nợ của họ. 
• Được pháp luật bảo vệ: Một Invoice hợp lệ sẽ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận của người mua và người bán về một mức giá đã ấn định. Chính vì vậy, nó là chứng từ quan trọng để người bán có thể nhận được đặc quyền bảo vệ của pháp luật.
• Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ các invoice bán hàng giúp cho các doanh nghiệp báo cáo nguồn thu nhập được chính xác, đảm bảo họ đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định.
• Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích invoice sẽ giúp doanh nghiệp thu thập được các thông tin từ những hình thức mua hàng của khách và xác định được xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,… 

Các loại invoice sử dụng phổ biến hiện nay

Như vậy, với các thông tin bên trên, chắc chắn các bạn đã hiểu rõ khái niệm invoice là gì? Và vai trò của invoice là gì? Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các loại invoice phổ biến hiện nay.

Proforma Invoice (Dịch sang tiếng Việt là hóa đơn chiếu lệ)

Proforma Invoice là gì? Thực chất đây là bản nháp đầu của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng đang chuẩn bị xuất nhập khẩu. Khi nhìn vào Proforma Invoice, các bạn sẽ biết được các thông tin của hàng hóa một cách đầy đủ gồm số lượng hàng, loại hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm,…

Trong một cuộc giao dịch xuất nhập khẩu, mọi thứ sẽ bắt đầu từ khi đơn vị bán nhận được yêu cầu báo giá về một hoặc nhiều sản phẩm từ phía đơn vị mua. Nếu yêu cầu đến từ một khách hàng ở trong nước thì đơn vị bán có thể gửi một mẫu báo giá tiêu chuẩn qua email cho đơn vị mua là được.

Còn đối với giao dịch quốc tế, bản báo giá của đơn vị bán sẽ được cung cấp ở dưới dạng hóa đơn chiếu lệ. Đó là vì khách hàng quốc tế có thể sẽ cần hóa đơn chiếu lệ để sắp xếp nguồn tài chính, mở thư tín dụng, xin giấy phép nhập khẩu với số lượng phù hợp và hơn thế nữa.

Hóa đơn chiếu lệ theo quy định có một số thông tin như sau:

• Thông tin bên mua và bên bán 
• Mô tả chi tiết về hàng hóa
• Mã HS của những hàng hóa đó
• Giá cả
• Thời hạn thanh toán 
• Chi tiết giao hàng: Gồm cách thức, chi phí vận chuyển và địa điểm để bàn giao hàng hóa.
• Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong báo giá (có thể là đô la Mỹ hoặc một đơn vị tiền tệ khác cũng đều được).
• Ngày hết hiệu lực báo giá (có thể xuất hiện nhiều biến động trong quá trình xuất khẩu, vì vậy để giảm thiểu rủi ro thì bên bán sẽ đặt khung thời gian cụ thể cho báo giá).

Commercial Invoice (Dịch sang tiếng Việt là Hóa đơn thương mại)

Commercial Invoice là gì? Commercial Invoice (còn gọi tắt là CI) là loại chứng từ thương mại được sử dụng để thanh toán giá trị hàng hóa giữa 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Sau khi đơn vị bán đã gửi hóa đơn chiếu lệ cho đơn vị mua và nhận được đơn đặt hàng của họ, đơn vị bán sẽ chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển kèm theo các thủ tục giấy tờ đi kèm với hàng hóa. Trong số các tài liệu đó, hóa đơn thương mại chính là một trong những tài liệu quan trọng nhất. Hóa đơn thương mại gồm tất cả các chi tiết từ đầu đến cuối của toàn bộ giao dịch xuất khẩu.

Vậy tại sao có nhiều đơn vị bán thắc mắc hóa đơn thương mại lại trông rất khác so với hóa đơn mà công ty họ đã sử dụng cho các đơn đặt hàng nội địa? Hãy nhớ rằng hóa đơn mà các bạn tạo ra từ hệ thống kế toán hoặc ERP của công ty chỉ là hóa đơn kế toán (Accounting Invoices) được sử dụng để nhận thanh toán, chứ không phải hóa đơn xuất (Export Invoices).

Hóa đơn thương mại có thể trông khá giống với hóa đơn chiếu lệ mà ban đầu các bạn đã gửi cho khách hàng để làm báo giá. Tuy nhiên có thể các bạn sẽ thấy một số chi tiết bổ sung thêm mà không có trong bản hóa đơn chiếu lệ. 

Ví dụ như: Trong hóa đơn thương mại, các bạn có thể thấy được sự xuất hiện của số đơn đặt hàng, số tham chiếu của khách hàng, thông tin ngân hàng và thanh toán.

Final Invoice (Dịch sang tiếng Việt là Hóa đơn chính thức)

Final Invoice là gì? Final Invoice là hóa đơn chính thức mà trên đó quy định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà đơn vị mua sẽ phải thanh toán cho đơn vị bán. Chỉ khi đơn vị mua thanh toán đầy đủ số tiền được ghi trong Final Invoice thì mới chính thức kết thúc giao dịch giữa hai bên.

Certified Invoice (Dịch sang tiếng Việt là Hóa đơn xác nhận)

Certified Invoice là gì? Certificate Invoice là hóa đơn có chữ ký xác nhận của phòng thương mại và công nghiệp VCCI, được sử dụng để xác nhận về nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa. 

Provisional Invoice (Dịch sang tiếng Việt là Hóa đơn tạm thời)

Provisional Invoice là gì? Đây chính là hóa đơn được dùng để thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức. Nó được sử dụng trong 3 trường hợp dưới đây:

• Trường hợp 1: Khi đơn vị bán muốn thu trước một khoản tiền của đơn vị mua ngay sau khi hoàn thành đơn hàng. 
• Trường hợp 2: Khi đơn hàng được giao thành nhiều đợt và hai bên đã thỏa thuận thanh toán theo từng đợt đó. 
• Trường hợp 3: Khi hai bên đã thống nhất lấy tạm một mức giá nào đó để giao dịch, còn mức giá chính thức sẽ được quyết định sau và ghi vào trong hóa đơn chính thức.

Neutral Invoice (Dịch sang tiếng Việt là Hóa đơn trung gian)

Trong trường hợp đơn vị bán vẫn muốn tạm xuất khẩu hàng hóa mà không muốn đứng tên ở trên các loại giấy tờ pháp lý thì hóa đơn mà họ sử dụng được gọi là hóa đơn trung gian do người khác đứng tên. 

Lưu ý: Người ký hóa đơn chỉ là một bên trung gian chứ không phải người bán hàng thực tế.

Consular Invoice (Dịch sang tiếng Việt là Hóa đơn lãnh sự)

Consular Invoice là gì? Consular Invoice là hóa đơn đã được cấp bởi đại sự quán của nước mà người mua đang sinh sống và làm việc ở nước người bán. 

Ví dụ: Công ty bạn đang cần mua một lô hàng linh kiện của một công ty công nghệ tại Pháp thì lúc này hóa đơn lãnh sự sẽ do Đại sự quán Việt Nam ở Pháp đóng dấu và ủy quyền. Bản hóa đơn này sẽ có tác dụng thay thế cho một loại chứng từ được gọi là Giấy chứng nhận xuất xứ.

Customs Invoice (Dịch sang tiếng Việt là Hóa đơn hải quan)

Hóa đơn hải quan được sử dụng để tính mức thuế hải quan và các khoản lệ phí khác do cơ quan hải quan yêu cầu dựa trên giá trị của hàng hóa. 

Có thể bạn quan tâm:

• Coupon là gì? Cách phân biệt giữa coupon và voucher
• Voucher là gì? Cách kiếm voucher và sử dụng khi mua hàng

Hy vọng bài viết này mang đến những thông tin hữu ích để các bạn có thể hiểu rõ invoice là gì? Các loại invoice đang được sử dụng phổ biến hiện nay. Nếu còn câu hỏi gì về nội dung của bài viết chưa giải đáp được, các bạn hãy bình luận ở bên dưới để chúng tôi giải đáp chi tiết nhé!