SOP là từ được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực khác nhau như khách sạn, logistic, y tế,… Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn chưa hiểu rõ SOP là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết hơn về từ này để nắm được nghĩa của nó trong từng lĩnh vực nhé!
Nội dung chính
SOP là gì?
SOP là viết tắt của từ tiếng Anh “Standard Operating Procedure” dịch sang tiếng Việt có nghĩa là quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Đây là hệ thống những quy trình và bước thực hiện được thiết kế sẵn để hướng dẫn nhân viên và cải thiện hiệu suất công việc của họ.
Nếu như các doanh nghiệp tuân theo tiêu chuẩn SOP thì mọi công việc sẽ trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn rất nhiều. Việc sử dụng SOP để đào tạo nhân viên mới sẽ giúp tiết kiệm thời gian vô cùng hiệu quả. Ngoài ra, việc sử dụng SOP cũng sẽ giúp họ làm quen nhanh chóng hơn với những công việc và môi trường mới. Đây là một trong những yếu tố đầu tiên quyết định mọi hoạt động phát triển của doanh nghiệp.
Vì SOP là một trong những yếu tố có thể mang lại quá nhiều giá trị cao nên được áp dụng vào nhiều ứng dụng khác nhau trong đời sống xã hội. Điển hình nhất là việc sử dụng nhiều ở trong lĩnh vực logistic.
Ngoài ra, còn một số ngành nghề mà SOP cũng được áp dụng nhiều như: khách sạn, hàng không, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp,… Tuy nhiên trong bài này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết hơn về SOP trong lĩnh vực logistic nhé!
SOP là gì trong Logistic?
Sau khi tìm hiểu rõ nghĩa của từ SOP là gì ở bên trên, trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu đến ý nghĩa của SOP là gì trong Logistic? Logistics là chuỗi cung ứng gồm tổng thể các công việc liên quan đến hàng hóa như: Đóng gói, vận chuyển, lưu kho và bảo quản cho tới khi hàng hóa được giao đến tay người tiêu thụ cuối cùng. Logistics cũng là một trong những điểm mạnh giúp phát huy được những lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
SOP trong Logistics là điều vô cùng quan trọng và rất cần thiết, bởi phải xây dựng được một chiến lược – quy trình thao tác chuẩn SOP thì mới giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc hiệu quả.
Quy trình thao tác chuẩn SOP trong lĩnh vực Logistics
Sau khi hiểu được quy trình SOP là gì ở bên trên, trong phần này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình thao tác chuẩn SOP trong lĩnh vực Logistic. Hãy cùng theo dõi quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong logistic ở dưới đây.
- Bước 1: Dịch vụ khách hàng
- Bước 2: Dự báo nhu cầu
- Bước 3: Thông tin trong phân phối
- Bước 4: Kiểm soát lưu kho
- Bước 5: Vận chuyển nguyên vật liệu
- Bước 6: Quản lý quá trình đặt hàng
- Bước 7: Lựa chọn địa điểm nhà máy và kho lưu trữ.
- Bước 8: Thu gom hàng hóa
- Bước 9: Đóng gói, xếp dỡ hàng
- Bước 10: Phân loại hàng hóa
Khái niệm của SOP trong một số lĩnh vực khác
Ngoài khái niệm SOP là gì trong logistic ở bên trên, rất nhiều người cũng quan tâm đến nghĩa của nó trong các lĩnh vực khác. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết thông tin trong phần này.
SOP là gì trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn?
SOP trong nhà hàng – khách sạn là quy trình chuẩn riêng cho từng bộ phận ở trong nhà hàng – khách sạn do các nhà quản lý lập ra nhằm hướng dẫn cho các nhân viên thực hành công việc và đảm bảo được chất lượng công việc được tốt nhất cũng như tiết kiệm tài nguyên.
Mỗi bộ phận sẽ có một SOP khác nhau, nhưng về cơ bản thì vẫn phải đảm bảo các yêu cầu như sau: Khối lượng công việc, thời gian thực hiện, kỹ năng, đặc điểm của mỗi công đoạn, trình độ chuyên môn của nhân viên,…
Theo đó, các nhân viên cần phải thực hiện đúng và đầy đủ theo quy trình đã đề ra. Đồng thời phát hiện và báo cáo lại với cấp trên về những điều không hợp lý trong SOP để có thể xử lý kịp thời.
Người quản lý sẽ có trách nhiệm giải thích chi tiết từng quy trình cho nhân viên và giám sát chặt chẽ việc thực hiện. Họ cần phải tiếp thu ý kiến của các nhân viên để phân tích và điều chỉnh quy trình cho phù hợp với tình hình thực tế.
Lợi ích của SOP trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn có thể kể đến là:
- Hỗ trợ hướng dẫn và đào tạo các nhân viên mới, giúp họ có thể hiểu rõ hơn về vị trí công việc của mình.
- Tiết kiệm thời gian đào tạo và tăng hiệu suất làm việc lên.
- Nâng cao ý thức tự giác, tinh thần phấn đấu trong công việc của đội ngũ nhân viên.
- Đánh giá năng lực hoàn thành công việc của các nhân viên được chính xác hơn, là cơ sở để đề bạt, khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên.
- Giúp người quản lý có thể theo dõi được chi tiết các công việc hằng ngày, thu thập ý kiến đóng góp để có thể hoàn thiện được chính sách phúc lợi cho nhân viên.
- Giúp người quản lý nhận ra được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có giải pháp đào tạo cho phù hợp.
SOP là gì trong ngành dược?
Đây chính là quy trình thao tác chuẩn đã được văn bản hóa về các trình tự, thao tác cụ thể ở trong nhà thuốc nhằm mục đích kiểm soát quá trình mua – bán dược phẩm và chất lượng thuốc.
SOP trong nhà thuốc thường được xây dựng và hoàn thiện dựa trên ý kiến của các nhân viên và phải được tất cả thông qua. Sau đó, chủ nhà thuốc sẽ phải phê duyệt thì mới chính thức có hiệu lực và phải ghi rõ ngày tháng năm ở trên văn bản.
Vai trò của SOP là gì trong nhà thuốc là:
- Định hướng và hướng dẫn các công việc cho nhân viên, nhất là những nhân viên mới, để đảm bảo được chất lượng dược phẩm tốt nhất và tiết kiệm thời gian đào tạo.
- Là cơ sở, tiêu chuẩn để đánh giá trình độ và năng lực của nhân viên thông qua mức độ hoàn thành các công việc.
- Là cơ sở để kiểm tra về chất lượng dược phẩm hoặc thẩm định hệ thống nhà thuốc.
- Là nền tảng để sửa đổi, bổ sung hoặc cải tiến quy trình và điều kiện kinh doanh.
- Là tài liệu để có thể đối chiếu khi phát sinh các vấn đề như khiếu nại, thu hồi sản phẩm trong quá trình phân phối, nhập thuốc.
SOP là gì trong sản xuất?
Đây là hệ thống quy trình được lập ra nhằm đảm bảo quá trình sản xuất hàng hóa được tiến hành theo đúng quy trình và đạt chất lượng tốt, hạn chế tối đa những sai sót. Đồng thời, quy trình này còn giúp người lao động có thể hình thành được thói quen làm việc theo quy trình chung chuyên nghiệp để nâng cao hiệu quả công việc.
Các lợi ích chính của việc áp dụng quy trình SOP trong sản xuất gồm:
- Tiết kiệm được thời gian, tài nguyên và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Duy trì và phát triển vị thế của doanh nghiệp ở trên thị trường, mở rộng thêm nguồn khách hàng mới.
- Góp phần xây dựng nên thương hiệu tích cực cho sản phẩm.
- Cải thiện được độ an toàn của sản phẩm.
- Giảm thiểu rủi ro nợ.
Có thể bạn quan tâm:
- Kỹ năng lãnh đạo: Các kỹ năng của nhà lãnh đạo tài ba trên TG
- Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Cần kỹ năng gì đạt hiệu quả nhất
Hy vọng bài viết mang đến những thông tin hữu ích về khái niệm SOP là gì trong các lĩnh vực để bạn đọc có thể giải đáp được khúc mắc. Nếu còn chỗ nào chưa rõ, hãy bình luận ở dưới bài viết này, chúng tôi sẽ gửi tới các bạn câu trả lời chi tiết nhất.
