Kỹ năng quản lý thời gian là yếu tố rất quan trọng giúp các bạn giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả. Những người thành công thường biết cách quản lý thời gian rất khoa học. Vậy các bạn đã biết rõ về kỹ năng này chưa? Hãy theo dõi bài viết này để biết thêm những điều bổ ích giúp các bạn nâng cao kỹ năng của bản thân hơn.
Nội dung chính
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm không thể thiếu được trong cuộc sống. Nó là quá trình lên kế hoạch, xác định thời gian để hoàn thành kế hoạch đó sao cho hiệu quả và tối ưu nhất. Kế hoạch có quản lý thời gian tốt phải là một bản chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với các deadline rõ ràng và phân công công việc sao cho hợp lý.
Trong các bài giảng về quản lý thời gian, cùng một khối lượng công việc và thời gian yêu cầu như nhau, nhưng lại có người hoàn thành công việc dễ dàng với kết quả tốt mà vẫn dư thời gian để nghỉ ngơi. Trong khi đó, lại có những người loay hoay mãi không biết mình phải làm gì rồi làm việc trong áp lực và căng thẳng.
Để đánh giá được mức độ hiệu quả thì người ta sẽ đánh giá dựa kết quả đạt được trong một quỹ thời gian có hạn, chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành công việc sớm hay muộn. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc khoa học là yếu tố không thể xem nhẹ nếu muốn thành công và thăng tiến nhanh trong sự nghiệp.
Quy trình quản lý thời gian giúp công việc được hiệu quả
Những người có kỹ năng quản lý thời gian tốt luôn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Không chỉ người đi làm mới cần kỹ năng này, học sinh và sinh viên cũng cần phải rèn luyện bản thân để mang lại kết quả học tập tốt. Vậy quy trình quản lý thời gian như nào để mang lại kết quả tốt nhất?
Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu rõ ràng là cách để các bạn quản lý thời gian được hiệu quả nhất hiện nay. Một khi các bạn đã xác định được mục tiêu của mình là gì thì sẽ biết phải làm gì để hoàn thành được mục tiêu đó.
Khi một kế hoạch lớn đã được cụ thể hóa thành những mục tiêu nhỏ thì danh sách đầu công việc sẽ trở nên chi tiết, rõ ràng hơn và thời gian hoàn thành cũng được xác định dễ dàng. Các bạn phải luôn chủ động trong từng hành động và làm chủ các tình huống phát sinh. Từ đó, hiệu quả và năng suất làm việc cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Liệt kê đầu công việc cần làm
Để có thể nâng cao được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, các bạn cần phải liệt kê những đầu công việc cần phải làm trong khoảng thời gian xác định, có thể là trong ngày, tuần, tháng hoặc quý. Đối với những người dễ bị cuốn theo công việc thì việc liệt kê này rất cần thiết giúp các bạn quản lý được quỹ thời gian có hạn của mình mà không bỏ sót bất cứ một nhiệm vụ.
Sắp xếp công việc đúng thứ tự được ưu tiên
Các bạn không chỉ phải liệt kê danh sách những công việc phải làm mà việc còn phải sắp xếp chúng như thế nào cho thật hợp lý. Đây cũng là một yếu tố rất quan trọng để các bạn nâng cao được kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc được hiệu quả.
Các bạn cần sắp xếp nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên và tập trung nguồn lực để hoàn thành những công việc quan trọng nhất trước. Khi những công việc quan trọng đã được giải quyết thì áp lực cũng sẽ được giải tỏa đáng kể và việc không đủ thời gian cho các nhiệm vụ tiếp theo cũng không gây ảnh hưởng nhiều cho kết quả chung.
Tổng kết lại công việc
Sau mỗi ngày kết thúc công việc, các bạn nên dành chút thời gian để tổng kết lại các công việc mình đã làm, công việc nào chưa làm. Đây là điều mà rất nhiều người đã bỏ qua và không để ý tới. Thế nhưng, việc này sẽ giúp các bạn không bỏ sót bất cứ một nhiệm vụ nào trong ngày.
Ngoài ra, quá trình tổng kết công việc sẽ giúp các bạn rút ra được rất nhiều kinh nghiệm trong xử lý công việc. Đồng thời, các bạn có thể phát hiện ra những vấn đề chưa hợp lý và tìm ra giải pháp khắc phục hiệu quả nhất cho những lần tiếp theo.
Lên thời gian cụ thể cho từng đầu công việc
Đây là bước cực kỳ quan trọng, mỗi nhiệm vụ cụ thể sẽ có deadline riêng để đảm bảo không gây ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành của các nhiệm vụ khác. Mỗi khi lên kế hoạch, các bạn cần xác định rõ thời gian bắt đầu cũng như thời điểm kết thúc chậm nhất. Điều này sẽ giúp các bạn không lãng phí quỹ thời gian quý báu của mình cho những việc không cần thiết.
Các kỹ năng khác bạn cần có:
Như vậy, với những kiến thức bổ ích bên trên, các bạn có thể hiểu rõ hơn về kỹ năng quản lý thời gian để làm gì? Hy vọng các bạn có thể áp dụng để rèn luyện và nâng cao kỹ năng cho bản thân.
